Uw Feest van A tot Z!
Wilt u een feest organiseren zonder dat u zelf je hoofd hoeft te breken over wat er allemaal geregeld moet worden, dan bent u bij ons aan het juiste adres!
Ik neem u de volledige organisatie uit handen voor feesten gaande van een kleine groep tot 250 personen.
Ik werk aldoor samen met verschillende kwalitatieve partners waaronder traiteurs, restaurants, uitbaters van feestzalen, taxi- en limousinebedrijven, …
Alle soorten feesten behoren tot de mogelijkheden. Bijvoorbeeld een huwelijksfeest of een jubileum, maar ook een babyborrel, een kinderfeestje, een communiefeest, een lentefeest, een familiefeest, verjaardagsfeest …
Wij verhuren ook feestmaterialen zoals tafels, stoelen, bestekken, servies, glazen, tafellinnen, bakfrigo….
Een tent, een springkasteel, een dj, een feestzaal, trouwfotograaf, bloemen en planten, een clown, een goochelaar, ballonplooier of een grimeur, via mij kan je ze allemaal inhuren. Daarnaast zorg ik ook voor de aankleding van de zaal.
U kan bij ons ook terecht voor al uw decoraties volgens thema: geboorte, studio 100, disney, ballonnen, ballondecoraties zoals pilaren, bogen, tafelstukjes…
Ik stel steeds een totaalpakket op maat samen, gebaseerd op het budget van de klant.En uiteraard zorg ik er voor dat alles tot in de puntjes verzorgd is!
7 op 7 bereikbaar van 9 uur tot 21 uur
Heb je feestplannen, neem dan zeker eens contact op!
Tot binnenkort!
Webshop feestartikelen
Wij hebben voor u meer dan 500 feestartikelen ter beschikking! Dagelijks worden artikelen bijgevoegd!
Geniet en kom alvast in feeststemming…
Waar moet je op letten als je een evenement organiseert?
Het is verleidelijk meteen te starten met de uitwerking van je evenement, maar het is wijzer om eerst grondig je huiswerk te maken. Als je event eenmaal gestart is, krijg je geen tweede kans. Het moet meteen een schot in de roos zijn. De wet van Murphy ligt voortdurend op de loer: als er iets fout kan gaan, zal het ook fout gaan. Dat kun je alleen voorkomen wanneer je je evenement tot in de puntjes voorbereidt. Als je dit niet doet, loop je bovendien het gevaar dat het evenement zijn doel voorbijschiet of dat het je meer tijd en geld gaat kosten dan nodig. Je start met de analyse van de doelstelling(en) en je bepaalt de doelgroep die je wilt bereiken.
Nieuws
Jurgen GORIS Exclusief bij TC Events. Zanger en ambiance maker Jurgen GORIS kan je boeken via ons bureau. Jurgen GORIS ( 20 februari 1976) Vlaams schlagerzanger Als kleine jongen hield Niels enorm van muziek en zingen, en het was dan ook, onvermijdelijk dat hij de karaokebars afschuimde. In 2008 deed hij mee aan X Factor
Bij DJ Tom kunt u terecht voor elk bedrijfsfeest op maat. Wij luisteren naar uw behoeften en wensen en draaien het feest zodat jullie het voor ogen hebben. We maken een draaiboek van het feest en de muziekkeuze. U bepaalt welke platen moeten gedraaid worden en welke niet. Tom is een Allround DJ met 27 jaar ervaring en kan elke muziekstijl draaien: 70’s, 80’s, 90’s, 00’s, Disco, fout, vlaams, rock, house, top 50, retro house … Hij zal voor de juiste interactie en entertainment zorgen en iedereen op dansvloer krijgen.Hij werkt daarbij op een professionele en gestructureerde manier. Hij draait niet alleen uw bedrijfsfeest, hij houd ook tijdens het feest contact met u als opdrachtgever. U wordt zo betrokken bij het hele bedrijfsfeest.
DJ Trouwfeest gezocht? De juiste DJ op uw trouwfeest of huwelijksfeest maakt het verschil op de dansvloer, een DJ maakt of kraakt je feest. Wij helpen jullie om de juiste DJ te kiezen. Hieronder bieden we een overzicht van enkele zeer ervaren dj’s die al jaren de muziek verzorgen op huwelijksfeesten.
Coverband Atomika is de perfecte partyband voor uw feest. Atomika, brengt stevige covers maar eveneens pop en disco covers op party’s en feesten.
Een concept van Linkbuilding experts, Tag: picknicktafel
Een evenement plannen is moeilijk. Periode.
Het plannen van evenementen en het organiseren van een vrij kleine bijeenkomst met slechts vijf deelnemers kan een hele uitdaging zijn, vooral als dit je eerste keer is.
Stel je dan eens voor dat je een groots concert plant met een grote DJ als headliner en 100.000 aanwezigen. Kun je je de hoofdpijn voorstellen?
Hoewel het plannen van evenementen zeker een uitdaging kan zijn, kan het ook spannend en de moeite waard zijn. En als je het eenmaal onder de knie hebt, is het plannen van evenementen niet bepaald een raketwetenschap, en als je de geheimen kent, kan zelfs het plannen van een groot evenement een fluitje van een cent zijn.
Hier zullen we die geheimen delen, en hoewel elk evenement zeker uniek is, zullen we in deze gids enkele bruikbare tips en best practices voorstellen die je voor elk evenement kunt volgen.
Dat gezegd hebbende, hier zijn enkele van de belangrijkste tips die je meteen kunt proberen om een succesvol evenement op te bouwen:
1. Begin zo vroeg mogelijk
De gouden regel bij het plannen van evenementen is om zo snel mogelijk te beginnen met plannen .
Als uw evenement relatief groot is (dwz meer dan 500 bezoekers), moet u realistisch gezien minimaal vier maanden van tevoren beginnen met het plannen van het evenement, waarbij zes maanden van tevoren een meer ideaal tijdsbestek is.
Zelfs voor kleinere evenementen, richt je op minimaal een maand van tevoren om het evenement te plannen.
Een evenement kan, zoals we weten, veel verschillende bewegende delen bevatten, dus door vroeg te plannen, krijg je meer opties voor verschillende elementen van het evenement: locatie-opties, sprekers/talenten-opties, sponsoring-opties, marketingopties, enzovoort.
Hoe meer opties je hebt, hoe groter de kans dat je het voor elkaar krijgt, punt uit.
2. Bepaal het doel en de doelen van je evenement
Voordat u zich ertoe verbindt een evenement te plannen, is het erg belangrijk om de belangrijkste vraag te beantwoorden:
Waarom organiseer je dit evenement in de eerste plaats? .
Wat is het doel van het evenement? In sommige gevallen kan het heel duidelijk zijn, maar in andere gevallen misschien niet.
Op basis van het doel van het evenement kun je misschien beslissen welk type evenement je gaat organiseren, maar het zal vooral helpen bij het dicteren van de doelstellingen van het evenement.
Als dit evenement bijvoorbeeld is gepland om de lancering van een nieuw product te ondersteunen, kunnen de doelstellingen zijn:
1.000 sociale media volgen de sociale media-pagina van het nieuwe product
1000 interacties en engagementen op sociale media
1.000 pre-orders voor het gelanceerde product
Enzovoort.
Stel uw doelstellingen vast met kwantificeerbare statistieken, zodat u uw voortgang kunt meten om ze te bereiken, en ook om uw team ervoor te zorgen dat ze haalbaar zijn.
3. Stel uw budget vroeg vast
We hebben het belang genoemd van het zo vroeg mogelijk plannen van uw evenement, maar het is vooral belangrijk om uw budget zo vroeg mogelijk in te schatten.
Je budget zal veel verschillende elementen van je evenement dicteren, dus hoewel je niet alles in steen hoeft te hebben, is het belangrijk om op zijn minst een schets te hebben van je budgetraming voordat je iets anders plant.
Enkele van de cruciale elementen die u in uw budget moet opnemen, zijn:
Locatie: zowel de huurprijs als de vereiste verzekering. Voor virtuele evenementen kunt u dit overslaan.
Catering: alle kosten gerelateerd aan eten en drinken
Decoratie: spreekt voor zich
Entertainment: sprekers, talenten, artiesten, exposanten, enzovoort. Denk ook aan reis- en verblijfkosten.
Marketing: bedenk hoe je je evenement gaat promoten en via welke kanalen
Software: software voor evenementenbeheer, ticketsoftware voor evenementen , CMS, enzovoort.
Arbeidskosten: personeel en vrijwilligers, inclusief hun huisvesting
Onvoorziene omstandigheden: heel belangrijk. Plan ten minste 20% van uw budget voor onvoorziene omstandigheden om verrassingen onderweg te voorkomen
Als je eenmaal een aantal leveranciers hebt binnengehaald, zorg er dan voor dat je het budget ook bijwerkt met je werkelijke uitgaven. Dit zal u helpen bij het evalueren van de prestaties van uw evenement.
4. Identificeer uw doelgroep
Een andere zeer belangrijke factor die u in een vroeg stadium moet overwegen, is om te bepalen en te begrijpen wie uw beoogde bezoekers zijn.
U kunt uw doelgroep definiëren op basis van de doeleinden en doelstellingen van uw evenement, of andersom: identificeer de doelstellingen van het evenement op basis van uw doelgroep.
Probeer desalniettemin zoveel mogelijk informatie te verzamelen over uw doelbezoekers: demografische gegevens, gedrag en vooral wat uw publiek motiveert om mogelijk uw evenement te bezoeken.
Probeer aan de andere kant ook potentiële obstakels te identificeren die hen ervan zouden kunnen weerhouden om zich voor uw evenement in te schrijven en/of concurrerende evenementen te kiezen.
5. Uw ideale locatie kiezen
Voor een persoonlijk evenement kan uw locatiekeuze uw succes letterlijk maken of breken.
Als het een terugkerend evenement is, is de datum van het evenement mogelijk al ingesteld, dus je locatie-opties kunnen ook beperkt zijn. Als het echter een gloednieuw evenement is en/of als je genoeg speelruimte hebt om de datum van het evenement te bepalen, moet je rekening houden met de volgende factoren:
Nogmaals, als dit een groot evenement is, zorg er dan voor dat je minimaal 4-6 maanden van tevoren hebt om het evenement te plannen, hoe meer hoe beter.
Vermijd in de meeste gevallen schoolvakanties, aangezien locaties in deze tijden vaak duurder zijn
Let op nationale en religieuze feestdagen
Check data met je belangrijkste sprekers, VIP-gasten en andere belangrijke deelnemers
Zodra je de datum van het evenement hebt bepaald (althans een ruwe tijdlijn), kun je beginnen met het onderzoeken van mogelijke locaties.
Hier zijn enkele overwegingen bij het kiezen van de ideale locatie voor uw evenement:
Grootte: hangt af van het aantal deelnemers dat u wilt uitnodigen. Overweeg ook of je aparte ruimtes nodig hebt, afhankelijk van je type evenement.
Locatie: als dit een plaatselijk evenement is, moet je locatie dicht genoeg bij de huizen of werkplekken van je beoogde bezoekers liggen. Als je van plan bent bezoekers uit andere steden/landen aan te trekken, zorg er dan voor dat de locatie dicht genoeg bij de luchthaven en het station ligt
Parkeren: heeft de locatie een parkeerplaats die groot genoeg is en/of gemakkelijk genoeg te bereiken met het openbaar vervoer ?
Toegankelijkheid: kies toegankelijkheidsfactoren zoals toiletten voor alle geslachten, toegankelijke ingangen/liften, tolken en andere factoren.
Verzekering: of u verplicht bent om een aanvullende verzekering af te sluiten, wat uw totale kosten kan verhogen
Akoestiek: de akoestische toestand van de locatie, vooral belangrijk voor conferenties en keynote-spreeksessies
Kosten: spreekt voor zich, maar houd ook rekening met verborgen kosten en eventuele annuleringskosten.
6. Maak een schriftelijk evenementenplan
Als je eenmaal je budget hebt geschat en ten minste een ruwe tijdlijn voor je evenement hebt opgesteld, moet je een schriftelijk evenementenplan ontwikkelen als een routekaart voor het succes van je evenement.
Het hebben van een uitgebreid evenementenplan zal je aanzienlijk helpen bij het managen van je team en het coördineren van vrijwilligers, en kan ook helpen bij het veiligstellen van talenten en sponsoring.
Het evenementenplan moet de volgende elementen van het evenement omvatten:
Locatie
Logistiek
Horecabeheer
Sprekers/talenten
presentatoren
Schema/tijdlijn
Amusement
Promotieplan
Registratiebeheer ( software voor evenementregistratie , betaling van evenementen , tracking, inchecken ter plaatse)
Sponsorplan en management
Vrijwilligerstaken
Afhankelijk van je evenement, kun je ook extra elementen toevoegen aan het evenementenplan, en je zou ook moeten overwegen om een gedetailleerde tijdlijn/planning te ontwikkelen om het evenementplan te begeleiden.
Vergeet alle details niet, zoals de vereiste contracten, verzekeringspolissen, vergunningen en de logistiek van elk afzonderlijk element. Als je eerdere evenementen hebt georganiseerd, vooral met vergelijkbare typen, kun je ook de gegevens en documentatie uit het verleden gebruiken bij het maken van dit evenementplan.
Zelfs als je team vrij klein is, of zelfs als je van plan bent om het evenement alleen te leiden, onderschat het belang van het hebben van een geschreven plan niet, dat veel kan helpen bij het jongleren met verschillende elementen van het evenement en het toewijzen van verantwoordelijkheid.
7. Creëer een sterk merk
Een van de belangrijkste uitdagingen bij het runnen van een evenement is ervoor te zorgen dat het opvalt tussen de concurrentie.
Onderschat daarom het belang van een unieke en gemakkelijk te onthouden evenementnaam niet. Bepaal een algemeen thema voor het evenement en brainstorm vervolgens voor een sterke merknaam en denk daarbij aan:
Wat is de unieke waardepropositie (UVP) van uw evenement ? Wat onderscheidt het van andere evenementen in uw niche?
Wat zijn het doel en de doelstellingen van het evenement? (zoals we hierboven hebben besproken)
Wat zijn de belangrijkste onderdelen van uw evenement?
Bekijk de namen van andere evenementen, vooral uw directe concurrenten
Zorg ervoor dat de naam van het evenement gemakkelijk uit te spreken en te onthouden is, maar tegelijkertijd uniek is
Maak een sterk en uniek logo bij de naam van het evenement
Niet verplicht, maar je kunt ook een slogan voor je evenement maken, een korte maar unieke slogan die beschrijft waar je evenement over gaat
8. Stel uw evenemententeam samen
Als je het evenement alleen gaat plannen, kun je dit overslaan. Het is echter altijd beter om de lading met anderen te delen, ook al is het een relatief kleine gebeurtenis.
Een evenemententeam mag niet al te groot zijn, maar het is cruciaal om een evenementmanager/projectmanager aan te wijzen (als je dat niet zelf bent) om het hele team te leiden en te begeleiden.
Wijs rollen en verantwoordelijkheden toe aan verschillende mensen in uw team. Als het een vrij klein team is, kun je meerdere rollen door één persoon laten uitvoeren.
vergadering
Hier volgen enkele veelvoorkomende rollen in een evenemententeam:
Locatiebeheer: alles over de locatie regelen, inclusief het aanspreekpunt zijn voor sprekers en sponsors op de locatie
Sprekers/talenten: talenten veiligstellen en hun behoeften beheren
Catering: omgaan met eten en drinken
Publiciteit/marketing: hoe ga je je evenement promoten
Personeels-/vrijwilligersbeheer: beheer van het human resource-aspect van uw evenement
Door rollen toe te wijzen aan verschillende teamleden, zorgt u voor verantwoording aan elk lid van het evenementteam en kunt u zo de productiviteit verbeteren en de kans op succes van het evenement vergroten.
Het hebben van een betrouwbaar evenementenbeheerplatform zoals Eventtia helpt je ook bij het beheren van het hele team, het delegeren van taken en het volgen van de voortgang van elk teamlid volgens hun verantwoordelijkheden.
9. Sponsoring veiligstellen
Stel een lijst samen met doelsponsors die je voor je evenement zou willen steunen.
Het is het beste om grondig onderzoek te doen voor elk van deze bedrijven. Onthoud dat sponsoring een tweerichtingsovereenkomst is. Je moet ook proberen uit te zoeken hoe ze kunnen profiteren van je evenement in plaats van je alleen op jouw voordeel te concentreren.
Probeer sponsors te krijgen die:
Hebben eerder een evenement gesponsord, zodat ze de waarde van het sponsoren van een evenement begrijpen
Heeft een vergelijkbare doelgroep als de jouwe, hoeft niet perfect te passen, maar gemeenschappelijke klanten kunnen zeker helpen
Bied aanvullende diensten aan op wat uw bedrijf/uw evenement te bieden heeft
Maak op basis van uw onderzoek gepersonaliseerde voorstellen op maat met op maat gemaakte sponsorpakketten. Wees niet bang om creatief te zijn en waar mogelijk unieke sponsorvoordelen aan te bieden.
10. Een marketingplan maken
Hoe goed je je evenement ook hebt gepland: het beveiligen van de beste locatie, een topspreker in de branche, het beste entertainment, enzovoort, je evenement is gedoemd te mislukken als je niet genoeg bezoekers kunt krijgen.
Het is van cruciaal belang om ook na te denken over hoe je je evenement op de markt gaat brengen, en bij evenementmarketing kun je je marketinginspanningen het beste in verschillende fasen verdelen:
Pre-launch: u kunt ‘save the date’-campagnes lanceren op sociale media, e-mailmarketing en andere kanalen om buzz voor uw evenement te genereren
Early bird: verkoop van early bird tickets om bekendheid te vergroten en ook om wat cashflow veilig te stellen
Headliner aankondiging: aankondiging keynote spreker of headliner
Aanvullende aankondiging: aankondiging van andere sprekers, aantrekkelijke sessie-onderwerpen, enzovoort
Last call: laatste kans op early bird prijzen
Sluiting inschrijving: einde inschrijving
Post-event: ” bedankt”-campagnes, het versturen van post-event enquêtes, enz.
Bij de marketing van je evenement kun je verschillende kanalen gebruiken: advertenties, social media marketing, het versturen van een persbericht over een evenement, e-mailmarketing, enzovoort.
De beste aanpak is echter om uw marketinginspanningen te ontwerpen op basis van uw doelgroep: hun online gedrag, hoe ze leren over nieuwe evenementen, welke kanalen ze bezoeken, enzovoort. Dus nogmaals, voer grondig marktonderzoek uit en verzamel zoveel mogelijk informatie.
planning-groepsvergadering
Afsluiten
Hoewel het plannen en organiseren van een succesvol evenement een uitdaging kan zijn, kunnen de 10 beste tips die we hierboven hebben gedeeld, een solide basis voor je zijn bij het plannen van je volgende evenement voor succes.
Bovenal is het geheim van het succesvol organiseren van evenementen een grondig begrip van de bezoekers van uw doelgroep: hoe beter u begrijpt hoe u waarde voor hen kunt leveren, hoe groter de kans dat u een “perfect” evenement voor hen kunt ontwerpen, en hoe groter de kans dat succes.